Kosten und Nutzen der IT-Infrastruktur

Das Thema IT-Infrastruktur beschäftigt zwangsläufig irgendwann jedes Unternehmen. Egal wie einfach oder komplex die Anforderung ist, jeder muss sich dem Thema widmen.

Doch wie sollte man das Thema beginnen? Wo sollte das Ziel liegen? Was braucht man wirklich?

Diese Fragen sind gar nicht so einfach zu beantworten. Ich versuche es jedoch in verschiedene Ausbaustufen zu unterteilen:

 „Level 1“ – das Fundament

Wie beim Hausbau benötigt man für ein erfolgreiches Projekt ein solides Fundament. Für die gesamten weiteren Bauphasen ist ein optimales  Fundament essenziell. Liegt man in der Phase mit der Planung daneben, lässt sich der weitere Aufbau gar nicht, bzw. nur suboptimal umsetzen. In der IT ist es ähnlich. Das Fundament der EDV-Infrastruktur ist meist das Netzwerk. Das Netzwerk muss optimal auf die weiteren Anforderungen abgestimmt werden. Gegenüber einem Bauvorhanden, wo sich nach Fertigstellung kaum was ändert, muss in der IT das Netzwerk nicht nur robust und sicher sein, sondern zusätzlich auch noch flexibel und skalierbar. Die Anforderungen ändern sich oft schon nach kurzer Zeit und ohne passendes Netzwerk lassen sich weitere Vorhaben und Änderungen oft nur schlecht umsetzen. Das wiederum blockiert Unternehmen in deren Entwicklung und Firmen erleiden im schlimmsten Fall einen Wettbewerbsnachteil. Wie Charles Darwin schon sagte: „Nicht die stärksten oder die intelligentesten Spezies werden überleben, sondern diejenigen, die sich am schnellsten anpassen“. Dies trifft ebenso auf Unternehmen zu.

„Level 2“ – das Haus

Nach dem Fundament wird typischerweise der Rohbau errichtet, welcher bereits den Arbeits- bzw. Wohnraum schafft. Es folgen die Haustechnik und der Innenausbau, usw. In der IT ist es ähnlich. Wir schaffen mit Clients, Server, Drucker und anderen Geräten die Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter. Diese Arbeitsumgebung soll eine solide Basis für künftige Anforderungen werden. Diese Ebene liegt bei Entscheidungen meist im Mittelpunkt, ist objektiv jedoch meist einfacher anzupassen als beispielsweise das Fundament, das Netzwerk. Auch die Preis-Thematik in dieser Ebene ist für die meisten unserer Kunden ausschlaggebend und wichtig. Grund dafür ist, dass diese Geräte sichtbar sind und direkt vom Anwender bedient werden. Wir empfehlen gerade im Bereich Server und Clients weiter in die Zukunft zu schauen. Oft werden Geräte gekauft, die den aktuellen Software-Systemvoraussetzungen entsprechen. Diese Systemvoraussetzungen ändern sich jedoch häufig und so kann es vorkommen, dass bereits nach 2-3 Jahren die Geräte nicht mehr entsprechen, da sie zu knapp kalkuliert wurden. Somit bessere eine Stufe höher ansetzen und somit mittelfristig Kosten sparen.

„Level 3“ – Der Einzug

So, unser Haus steht fertig auf einem soliden Fundament, das Haus ist bezugsfertig. Die Haustechnik funktioniert und somit wird die neue Umgebung eingerichtet. Ähnlich verhält es sich bei einem IT-Projekt. Das Netzwerk sitzt, die Server, Clients, Drucker sind eingerichtet. Die Benutzer, Gruppen, Ordner, Berechtigungen, usw. sind eingerichtet und der Mitarbeiter kann prinzipiell schon drauflosarbeiten. Die notwendige Software ist installiert und im Laufe der Zeit werden diverse Anpassungen durchgeführt, um die neue Umgebung seinen Bedürfnissen anzupassen. Wie bei einem Wohnhaus entsteht nach und nach eine vertraute Umgebung, es entstehen ebenso auch Anpassungsarbeiten, Reparaturen und so weiter. In der Phase wird oft verharrt und man lebt so oft glücklich dahin. In der EDV bedeutet das meist alles notwendig gemacht zu haben, damit man rechtlich auf der sicheren Seite ist und die Systeme stabil funktionieren. Das System ist am Stand der Technik.

„Level 4“ – Optimierung

Wenn man sich mal eine Zeit eingelebt hat, vergeht die Zeit wie im Flug und man widmet sich dem Alltag. Das ist auch gut, denn schließlich soll die EDV-Infrastruktur ja als Werkzeug gesehen werden. Oft wird jedoch ein wesentlicher Aspekt vergessen: die Optimierung. Ein Werkzeug, bzw. System soll das Unternehmen in seinen Kerngeschäftsprozessen optimal unterstützen. Dazu ist es jedoch auch notwendig diese Prozesse zu erkennen, zu definieren und anschließend zu optimieren. Sehr oft beobachten wir Arbeitsweisen, die zwar das System nutzen, jedoch sehr umständlich sind. (Ich hatte tatsächlich mal einen Fall, in dem ein Mitarbeiter ein Word-Dokument gedruckt hat, dann anschließend ist er zum Scanner, um das Word-Dokument ins PDF-Format zu scannen. Also wurde der Scanner als Word-zu-PDF Konverter genutzt.) Wenn man seine Werkzeuge nicht optimal benutzt, kostet es meist Zeit und/oder Geld. Einerseits wird bei EDV-Investitionen stark auf Kosten geschaut, andererseits wird das gekaufte System anschließend oft jahrelang suboptimal genutzt. Der größte Kostenfaktor ist meist der Mitarbeiter. Schaffen wir es Zeit und somit Geld zu sparen können wir effektiver, effizienter und erfolgreicher agieren.

Wie startet man so ein Optimierungs-Projekt?

Nun, zuerst müssen die Kerngeschäftsprozesse erfasst und bewertet werden: welche Bereiche haben direkten Einfluss auf das Geschäft? Auf welche Prozesse darf ich nicht verzichten und welche Bereiche haben welche Priorität. Sobald ich die Fragen beantwortet habe, starte ich mit den Bereichen, die den meisten Einfluss auf mein Geschäft haben. Dann muss man sich folgende Fragen stellen: Haben wir die richtigen Werkzeuge, um diese Prozesse zu bedienen? Können meine Mitarbeiter diese Werkzeuge optimal nutzen? Welche Schritte sind notwendig, um die Werkzeuge, bzw. die Mitarbeiter zu „optimieren“? Sehr oft besteht viel Verbesserungs-Potential sowohl bei den Werkzeugen, als auch bei den Mitarbeitern. Sehr interessant an der Stelle ist, dass die Anwender selbst meist die besten Verbesserungsvorschläge haben, diese Mitarbeiter aber kaum nach deren Meinung gefragt werden. Wir hatten Projekte, bei denen wir Mitarbeiter interviewt haben, welche Änderungen sie durchführen würden, damit die Arbeit effizienter von statten geht. Wir hatten anschließend nicht selten durch kleine Anpassungen Großes bewirkt. So nimmt man Schritt für Schritt die Arbeitsschritte und Prozesse in Angriff, bis man ein Level erreicht hat, in dem sowohl Mitarbeiter, als auch Werkzeuge bestmöglich eingesetzt werden können. Ein nicht unwesentlicher Aspekt ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Ein Mitarbeiter, dessen Meinung ernst genommen wird, dessen Ideen in Prozesse einfließen, ein solcher Mitarbeiter fühlt sich berechtigterweise wahrgenommen und wichtig. Das schafft Zufriedenheit und kann einen ganzen Hype auslösen. Mitarbeiter gestalten das Unternehmen mit und werden somit zu einem wesentlichen Teil des Erfolgs!

Wir beraten Sie dazu gerne auch individuell!

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