Microsoft Bookings – einfache Terminvereinbarung

Das berufliche Leben hat sich in den letzten Jahren maßgeblich geändert. Mitarbeiter im Homeoffice, weniger Kontakte, veränderte Erreichbarkeiten, Kurzarbeit auf der einen Seite, auf der anderen Seite der steigende Wunsch der Kunden nach einfacher flexibler Erreichbarkeit und besserem Kundenservice. Es soll alles möglichst bequem und einfach sein. Tendenziell kommt ein Abschluss schneller zustande, wenn der Prozess einfach ist. Der Preis rückt da oftmals in den Hintergrund.

Doch was erwartet sich der Kunde bzw. Interessent?

• Am besten 24/7 Erreichbarkeit mit rascher Reaktion
• Schnell bei der richtigen Ansprechperson für das Anliegen landen
• Kein Email- oder Telefon-Ping Pong, oder mehrmaliges Weiterleiten
• Einfache Prozesse ohne viel Zeitaufwand

Zusammengefasst:

Der Kunde muss sich sofort wohlfühlen!

Leichter gesagt als getan?

Oft ist mit recht einfachen Mitteln viel zu erreichen. So auch mit der Implementierung von Microsoft Bookings. Microsoft Bookings ist ein Online-Buchungs-Tool, welches es dem Kunden ermöglicht, einen Termin beim richtigen Mitarbeiter zu finden. Neben der Anfrage per Telefon oder E-Mail kann man Interessenten und Kunden mit Microsoft Bookings recht einfach zu einem Termin verhelfen. Sowohl dem Kunden als auch dem Mitarbeiter wird die Terminvereinbarung massiv erleichtert. Zig Telefonate oder Emails werden gespart. Bookings lässt sich außerdem einfach auf ihrer Firmenwebsite einbinden.

Wie einfach ist es für den Kunden?

Der Kunde bzw. Interessent wählt auf der Website einen Termin-Typ (z. B. Beratungsgespräch), den Mitarbeiter, den Zeitpunkt und den Ort aus. Danach müssen nur mehr die Kontaktdaten angegeben werden. Fertig.

Da der Kunde sofort sieht, zu welchem Zeitpunkt ein Mitarbeiter frei ist, kann er schon vor der Buchung den Termin mit seinem Kalender abgleichen.

Der Kunde bekommt nach der Buchung eine Bestätigungs-E-Mail samt Outlook Termin. Außerdem einen Link, falls es ein Microsoft-Teams-Meeting werden soll und einen weiteren Link, um die Buchung gegebenenfalls zu ändern oder zu stornieren.

Einen Tag bzw. eine Stunde vor Terminbeginn wird der Kunde an den Termin per E-Mail erinnert.

Vorteile für Kunden:

• Terminbuchung jederzeit möglich
• Mitarbeiter-Verfügbarkeit sofort ersichtlich
• Einfacher Buchungsvorgang mit Bestätigungs-E-Mail
• Erinnerungs-E-Mails

Wie einfach ist es für den Mitarbeiter?

Bei erfolgter Buchung wird automatisch ein Microsoft Outlook Termin gebucht und eine Buchungsbestätigung empfangen. Im E-Mail stehen relevante Informationen und der Microsoft Team Link, falls der Termin online erfolgen soll.

Grundlegende Funktionen im Überblick:

• Verschiedene Termin-Typen (z. B. Erstgespräch, Service-Termin, usw.)
• Mitarbeiter werden verschiedenen Termintypen zugeordnet
• Vordefinierte Zeiten pro Mitarbeiter konfigurierbar
• Synchronisation mit Outlook-Kalender des Mitarbeiters
• Pufferzeiten vor und nach dem Termin
• Bestätigungs-E-Mail inkl. Outlook-Termin und Link mit Änderungsmöglichkeit
• Mehrfache Erinnerungen mit individuellen Texten sind möglich
• Verschiedene Optionen können bereits bei der Buchung erfragt werden sowie Ort, Kundennummer usw.
• Für Online-Besprechungen kann man einen Microsoft Teams Link inkludieren
• Firmenlogos, Text und Farben sind definierbar

Natürlich tauchen vor Implementierung von Microsoft Bookings viele Fragen auf. Wir versuchen hier einige zu beantworten:

Q: Wie werden die buchbaren Zeiten des jeweiligen Benutzers definiert?

A: Einerseits werden pro Mitarbeiter buchbare Zeiten im Microsoft Bookings vordefiniert, andererseits darf der Mitarbeiter noch keinen Termin zu dem Zeitpunkt in seinem Outlook eingetragen haben. Tipp: Sollte der Mitarbeiter beispielsweise auf Urlaub sein, dann einfach ganztägige Termine eintragen, somit kann keine Buchung erfolgen.

Q: Wie gehe ich mit der Vorbereitungs- bzw. Nachbereitungszeit um?

A: Für jeden angebotenen Dienst (z.B. Erstberatungsgespräch) kann eine Pufferzeit definiert werden. Somit wird eine vordefinierte Zeit vor bzw. auch nach dem Termin gebucht.

Q: Kann ich verhindern, dass Termine zu kurzfristig gebucht werden?

A: Ja. In unserem Buchungssystem haben wir beispielsweise 24 Stunden als Vorlaufzeit für Buchungen bzw. Stornierungen eingetragen. Somit haben wir 24 Stunden Zeit, uns auf den Termin vorzubereiten.

Q: Ich habe einen Termintyp „Beratungsgespräch“ und einen Termintyp „Technisches Service“. Es sollen jedoch nicht alle 5 Mitarbeiter für beide Termintypen buchbar sein. Lässt sich das bewerkstelligen?

A: Ja. Pro Termintyp können ein oder mehrere Mitarbeiter zugewiesen werden. Ein Mitarbeiter kann auch in verschiedenen Termintypen buchbar sein.

Q: Kann ich ebenso Preisangaben einbinden?

A: Ja. Es stehen verschiedene Optionen pro Termintyp zur Verfügung. Kostenlos, Festpreis, Preis pro Stunde, variabler Preis bzw. auch die Option, den Preis zu erfragen.

Q: Besteht die Möglichkeit, bei der Buchung bereits wichtige Informationen wie beispielsweise die Kundennummer zu erfragen?

A: Ja. Pro Termintyp besteht die Möglichkeit, verschiedene (erforderliche bzw. freiwillige) Informationen zu erfragen. In unserem Fall haben wir die Abfrage nach dem Wunschort eingefügt.

Q: Wie funktioniert das mit den Termin-Erinnerungen?

A: Ganz einfach: Bei der Buchung erfolgt eine Buchungsbestätigung, über welche der Kunde ebenso Änderungen an der Buchung vornehmen kann. Zusätzlich können automatisiert verschiedene Erinnerungen definieren werden. In unserem Buchungssystem bekommt der Kunde 24 Stunden vorher die erste E-Mail-Erinnerung und eine Stunde vor Terminbeginn eine zweite Erinnerung. Jeweils mit individuellen Texten.

Wir beraten Sie dazu gerne auch individuell!

Nehmen Sie am besten noch heute Kontakt mit uns auf.