Microsoft Teams

Microsoft Teams kann viele Vorteile und einiges an Nutzen bringen, doch ist der Einstieg in das Thema oft schwierig. Das sieht man sehr gut an den folgenden Aussagen, die wir sehr oft als Feedback bekommen haben:

“Wieder ein neues Programm, wo ich reinschauen muss.”

“Ich will meine Arbeitsweise nicht ändern.”

“Das schaut komisch aus und außerdem geht das immer nach dem Anmelden ungefragt auf, das mag ich nicht.”

Zuerst muss man sich bewusst machen, worum es sich bei Microsoft Teams überhaupt handelt und genau diese Definition ist gar nicht so einfach.

Kommunikation:

Einerseits kann ich damit kommunizieren, aber das kann ich andererseits mit Outlook auch. Was soll daher der Nutzen sein?

Mit Teams kann ich recht schnell chatten. Ich muss also nicht immer eine E-Mail öffnen und sämtliche damit verbundene Arbeiten durchführen. Im Chat schreibe ich den Empfänger rein und schon kann ich starten. Ich kann außerdem nicht nur Kurznachrichten senden, sondern dort auch gleich einen (Video-)Anruf starten und damit meinen Desktop bzw. Dokumente freigeben, um beispielsweise gemeinsam Angebote durchzugehen.

Zusammenarbeit:

Zusammenarbeiten kann man natürlich mit Outlook auch, jedoch haben wir mit Teams andere Möglichkeiten. In sogenannten “Teams” können wir Arbeitsbereiche bilden, wobei die Bezeichnung “Teams” eigentlich der falsche Ausdruck ist. Besser wäre es, wenn wir nicht “Teams” gemäß der Personalstruktur anlegen (z. B. Vertrieb, Marketing usw.), sondern die Projekte, in welches dann die Personen hinzugefügt werden.

Beispiel: Für unseren “Berl-Newsletter” haben wir ein “Team” Projekt in Microsoft Teams angelegt und die Mitarbeiter berechtigt, welche für die Erstellung der Kundenzeitung notwendig sind. Das sind in unserem Fall nicht nur Mitarbeiter der Marketing-Abteilung, sondern auch Kollegen aus der Technik und dem Vertrieb.

In diesem “Projekt” haben wir dann mehrere Möglichkeiten:

Beträge erstellen:

Wir erstellen Beiträge, um die Mitarbeiter über den Fortschritt zu informieren. Per E-Mail würde es hunderte Mails benötigen, in Microsoft Teams kann jeder ganz einfach mitlesen, was so passiert (ähnlich einer Social Media Plattform). Beiträge können direkt in Microsoft Teams erstellt werden, oder wir senden einfach eine E-Mail rein. Außerdem können auch Personen markiert werden, damit diese eine Benachrichtigung bekommen.

Dateien ablegen:

Um alles gesammelt in Microsoft Teams abwickeln zu können, sollten sinnvollerweise die Daten auch gleich im Projekt abgelegt werden. In unserem Fall “Berl-Newsletter” haben wir die gesamten Fotos, Entwürfe der Berichte und sonstigen Dokumente abgelegt. Ein Vorteil ist auch, dass ich auf jedem Gerät, wo Teams angemeldet ist, diese Daten zur Verfügung habe. Und was viele nicht wissen: Es können auch mehrere Mitarbeiter innerhalb eines Dokuments zeitgleich arbeiten.

Besprechungen planen:

Zusätzlich zur “spontanen” Besprechung per Chat kann man auch ganz bequem über den Kalender Besprechungen planen. Man kann einen virtuellen Besprechungsraum erstellen und andere Personen einladen. An der Besprechung kann man dann per Audio- oder Video-Anruf teilnehmen. Besprechungsteilnehmer können auch hier den Desktop bzw. die Dokumente teilen. Wir halten beispielsweise unsere Techniker-Morgenbesprechung über Teams ab, sofern nicht alle Mitarbeiter im Büro anwesend sind. Das funktioniert sowohl für die Kollegen im Homeoffice oder auch über das Handy vom Auto aus, wenn der Techniker bereits auf dem Weg zum Kunden ist.

Kurz zusammengefasst

Generell sollte man sich konkrete Szenarien für Microsoft Teams überlegen und auf keinen Fall einfach drauf losarbeiten und irgendwas anlegen. Besser ist es, ein paar kleine Projekte zu starten, ab und zu mal zu chatten, dann gewöhnt man sich schneller an das System und ist auch nicht so abgeneigt, Neues zu probieren.

Wir beraten Sie dazu gerne auch individuell!

Nehmen Sie am besten noch heute Kontakt mit uns auf.